Preparación del plan de formación
1. Mientras más cursos y más meses de deadline, los colaboradores avanzan
menos con su aprendizaje en plataforma.
2. En general, recomendamos tener deadlines de 2 a 4 meses, para conseguir
que el colaborador se mantenga enganchado en este periodo. Estos periodos pueden suceder varias veces al año con puntos de descanso intermedios.
3. La cantidad de cursos promedio para lograr un buen progreso está entre
1 y 3 cursos desde una hora a dos promedio. Si consideras contenidos
cortos de 10 minutos a 30 minutos, podrás otorgar entre 1 a 6+ cursos.
Recomendamos:
2 cursos por mes, sin considerar la ejecución de tareas.
1 curso por mes, considerando la ejecución de tareas.
Toma en cuenta dónde se realizará el aprendizaje: dentro del horario laboral o fuera de él. Y cuál será el nivel de intensidad de aprendizaje (el aprendizaje intensivo podrá considerar más cursos, procurando no exceder los 3 por mes, si estos son de una hora).
3. El 60% de las organizaciones dejan entre 1 a 3 horas de aprendizaje, mientras que un 21% deja entre 3 a 6 horas de aprendizaje.
4. Los 2 últimos trimestres del año suele aumentar la tasa promedio de estudio. Diciembre posee un pico de inversión de tiempo, por el contrario, enero y febrero decrece considerablemente.
5. Te recomendamos establecer tus programas de formación entre marzo y julio, y terminarlos en diciembre. Además, considera los espacios de descanso entre rutas o etapas de aprendizaje.
Comunicaciones
Antes del lanzamiento: Empezar comunicaciones al menos dos semanas antes del lanzamiento.
Durante el lanzamiento:
Enviar comunicaciones recordando a los usuarios que no han activado su licencia y detallar los medios de soporte y comunicación por si están teniendo algún inconveniente.
Después el lanzamiento:
Enviar comunicaciones internas para motivar a los usuarios que no están estudiando. Puedes enviar comunicados: Martes, miércoles y jueves, ya que suelen ser los días preferidos para capacitarse. Conforme se acerca el fin de semana hay una menor dedicación.
(Desde Customer Success les compartimos plantillas editables con diseños propios para agilizar el proceso).
Gestión y seguimiento
Abrir un canal de comunicación para que los usuarios compartan sus comentarios y sugerencias sobre el plan de capacitación.
Hacer seguimiento de usuarios pendientes de activar o estudiar.
Compartir con los usuarios el manual de inducción de la plataforma.
Realizar focus groups o entrevistas con los usuarios para entender su desempeño con la capacitación (bajo o alto performance, quejas o comentarios) y si es necesario reajustar el plan de capacitación con base en el feedback.
Revisar la carga laboral de los usuarios y modificar, si es necesario, el plan de capacitación y las expectativas.
Uso y engagement
Otorgar horas semanales o mensuales dentro del horario laboral para la capacitación. Al menos 1 hora por semana asegura 4-5 horas mensuales, con lo que podría terminar 1 curso + proyecto.
Un gran “nice to have” son las iniciativas de reconocimiento para cuidar la motivación y las sinergias de los equipos. ya sea a través de estrategias puntuales o de una transformación cultural.
Incentivar a los usuarios con bonos/recompensas a quienes tengan el mejor performance dentro del plan de capacitación.
Agendar PowerUp Sessions con temas de interés, de preferencia relacionados a las rutas que están llevando.
Crear una competencia interna (Gamificación) que motive a los usuarios a tener mayor actividad en la plataforma.
Crear espacios de interacción/comunidad entre los usuarios, de manera que entre ellos puedan discutir y compartir aprendizajes.
Generar una cultura de autoaprendizaje con embajadores o promotores del cambio. Tener representantes o champions por equipos que impulsen el cambio de cultura y den seguimiento al progreso de sus equipos.
Sesiones con los usuarios top performers para que ellos les den tips a otros usuarios sobre qué les ha funcionado en el tema de autoaprendizaje.
Es importante reforzar con las jefaturas y gerencias la importancia del programa de capacitación. Su alineamiento y comunicación hacia sus equipos es clave para que los usuarios incluyan el aprendizaje como parte de su rutina.
12 ideas brillantes para capacitar personal operativo
Promover espacios de capacitación dentro del horario laboral. Es importante involucrar a los líderes para estimular estos espacios. Ejemplo: Habilitar horarios de estudio a primera o última hora del día.
Otorgar recursos que faciliten y simplifiquen el aprendizaje, como capacitarse desde su teléfono, tablets o computadores en el área de trabajo.
Sensibilizar a los líderes y colaboradores sobre el impacto positivo que tiene la capacitación. Dar a conocer la importancia que tendrá en su productividad.
Teniendo en cuenta que tienen poco tiempo y que están realizando muchas tareas operativas, se debe compartir material con un lenguaje simple, fácil de digerir y muy visual. Adicional, crear planes de capacitación o rutas de aprendizaje cortas y específicas.
Focus Groups para entender los principales retos que están teniendo para capacitarse y poder armar planes de acción a la medida.
Generar una cultura de autoaprendizaje con embajadores o promotores del cambio. Tener representantes o champions por equipos que impulsen el cambio de cultura y den seguimiento al progreso de sus equipos.
Para crear el hábito del autoaprendizaje es importante entender la capacitación como un requisito obligatorio y como un lineamiento de la organización. Importante: que sea mandatorio no quiere decir que no sea divertido, corto y simple.
Involucrar a los C-levels para impulsar la cultura de aprendizaje, comunicando la importancia de la capacitación a nivel de la organización.
Dar medallas o premios para reconocer y recompensar a líderes y colaboradores top performers.
Mostrar o publicar los resultados de cada nivel de negocio o sucursal para ver los avances de cada equipo y así generar una competencia sana que impulse a todos querer estar en el cuadro de honor.
Pequeñas acciones que van dando grandes resultados: primero enfocarse en la adopción de la plataforma y luego con rutas cortas ir poco a poco agregando valor.
Políticas para el uso de gamificación o para la capacitación con compromisos para que todos den un buen uso a las recompensas o bonos.
Tips para armar rutas de aprendizaje
Dependiendo del momento del colaborador: