Desde la sección de cursos propios
Desde la sección de cursos propios, solo en la vista de cursos creados, en el menú de cada curso, habrá una nueva opción “Asignar usuarios”.
Desde las estadísticas del curso propio
En la sección General, dentro de Usuarios, esta la opción de “Asignar a usuarios”.
Desde ambos lugares, llegará a la sección de asignación del curso donde tenemos 2 caminos, un proceso de asignación manual o masivo.
En ambos casos, la asignación sólo se realiza a un solo curso.
Proceso asignación manual
Se muestran aqui a los usuarios activos y pendientes de activación de tu organización, no los usuarios desactivados.
Desde aquí puede seleccionar a 1 o muchos usuarios usando capacidades como:
Buscador
Filtro por atributos que se hayan subido.
Se puede seleccionar a todos los de la página visible o todos los usuarios
Una vez seleccionados a los usuarios, puede ejecutar la asignación dando click al botón Asignar usuarios.
Dependiendo del volumen de usuarios, se debe tener en cuenta lo siguiente:
Cuando se asigna a menos de 50 usuarios el proceso de asignación ocurre de forma inmeadiata.
Cuando se asigna a más de 50 usuarios, el proceso de asignación ocurre de forma asíncrona, es decir, puede tardar unos minutos (o tal vez en casos muy masivos podría tardar más). Una vez que este termina le llega una correo de confirmación al administrador.
Proceso asignación masivo
En este proceso se puede utilizar un excel para subir un número mayor de usuarios.
Desde aquí se puede descargar la plantilla, volver a subirla y dar a Siguiente. El excel solo debe contener la lista de los correos de los usuarios que pertenecen a su organización y a los que se les asignará el curso
Comenzará el proceso de validación del excel.
Finalmente, se le devolverá los resultados del procesamiento de la información, aún no asignación del curso. Entonces se devolverá cuantos:
Correos validados correctamente.
Correos con errores (no se podrá asignar)
Correos no registrados en tu organización.
Correos con formato inválido
Correos de usuarios eliminados o inactivos.
Con esta información puedes actualizar la información e intentar a realizar la asignación nuevamente o avanzar en el proceso para realizar la asignación a los usuarios de los correos validados correctamente, dando click a Asignar usuarios, luego del cual verá este mensaje.
Este proceso de asignación ocurre de forma asíncrona, es decir, puede tardar unos minutos (o tal vez en casos muy masivos podría tardar más). Una vez que este termina le llega una correo de confirmación al administrador.
Notificación al colaborador
En cualquier flujo le llega una notificación al colaborador vía la campana en su panel de Colaborador, en la sección Notificaciones. Desde ahi puede ser dirigido al curso directamente.
Adicionalmente, podrá encontrar este nuevo curso en la sección de Cursos Inscritos.
Por el momento el colaborador no recibe ningún correo electrónico.
Automatización para asignación de usuarios a cursos (NUEVO!)
Desde la sección Administrar > Automatizaciones podrás acceder a la gestión de flujos de asignación automáticos. Al flujo ya existente para asignar usuarios a rutas se suma ahora la posibilidad de crear una automatización para asignar hasta 5 cursos de manera automática a un conjunto de colaboradores que cumplan con las reglas de asignación.
Al elegir crear una nueva automatización se despliega un proceso de 4 sencillos pasos:
Paso 1: Configuración general.
Aquí deberás colocar:
Título de la automatización
Descripción: opcional.
Segmentar usuario por fecha: Podrás elegir un segmento de usuarios por fecha de alta a a la plataforma, o aplicarlo a todos los usuarios sin importan cuando sean ingresados.
Reglas de segmentación: Elige a que segmento de usuarios quieras aplicar esta automatización, podrás segmentar según los atributos de tu organización. Puedes aplicar varias reglas de segmentación. También puedes elegir no aplicar ninguna regla e impactar a todos los usuarios de la organización.
Paso 2: Agrega el contenido a asignar
En este segundo paso podrás seleccionar el contenido a asignar a tus usuarios dentro de esta automatización. Podrás seleccionar hasta 5 cursos individuales. Estos cursos podrán ser cursos propios, del catálogo de Crehana o del catálogo de partners terceros, según los que tengas disponibles en tu organización.
Paso 3: Visualiza los usuarios que han coincido con tu reglas de segmentación.
Aquí podrás visualizar todos los usuarios que han coincido con tus reglas de segmentación, para pode revisar la información y asegurarte que sean las personas correctas.
Paso 3: Visualiza los usuarios que han coincido con tu reglas de segmentación.
Aquí podrás visualizar un resumen de toda la información de tu automatización para chequear antes de confirmarla y que la misma comience a correr.
Una vez lanzada la automatización la misma ya estará activa y comenzará a asignar a los colaboradores que estén dentro de la regla a los cursos correspondientes. Ten en cuenta que este proceso pueden tomar unos minutos ya que ira asignando de manera gradual según el volumen de usuarios incluidos. Una vez activa la automatización ya quedará activa y estará pendiente de continuar asignando a los colaboradores que en el futuro coincidan con las reglas de segmentación. Es decir, si al crear la automatización tienes 500 colaboradores que coinciden con el atributo Producto, y dos semanas después agregas 50 nuevos usuarios con este mismo atributo los mismos al entrar dentro del mismo segmento serán afectados por esta automatización Activa y les serán asignados los cursos correspondientes sin ninguna acción extra.
Una automatización activa estará pendiente de cambios o modificaciones en los siguientes eventos:
Cuando se crea o edita una regla.
Cuando se crea o edita un usuario.
Cuando se cargan masivamente usuarios.
Cuando se cambia de estado inactivo a activo a un usuario.
Ten en cuenta que tienes la posibilidad de Pausar una automatización para que la misma no ejecute acciones ni asigne personas por un periodo de tiempo. Podrás reanudar la automatización cuando desees.
También podrás eliminar una automatización cuando ya no la necesites.
Edición de una automatización
Es posible editar una automatización activa o pausada. Podrás editar o agregar nuevos cursos a una automatización, pero siempre deberás dejar al menos un curso.
Ten en cuenta que todos los cambios no serán retroactivos, aplicarán que desde ese momento en adelante apliquen a la regla.