Las políticas de tiempo libre son clave para gestionar vacaciones, licencias por enfermedad y otros beneficios otorgados por las empresas. No obstante, modificar una política que está en curso (activa o desactivada, pero con balance acumulado) puede ocasionar la pérdida de información histórica de los colaboradores asignados, por lo que algunas configuraciones no son editables. Si necesitas realizar una configuración más avanzada, te recomendamos desactivar la política actual y duplicarla o crear una nueva para que puedas conservar el balance del original.
Si decides continuar con la edición, aquí te explicamos paso a paso cómo hacerlo:
1. Configuración general
En esta sección puedes actualizar el nombre, la descripción, el tipo de política y si será pagada o no. Los cambios realizados aquí se aplican de forma inmediata y no afectan los cálculos del balance o saldo de los colaboradores asociados.
2. Reglas
En el módulo de configuración de políticas de tiempo libre, algunos campos son fijos y no se pueden modificar, mientras que otros permiten ajustes específicos. A continuación, se detallan las configuraciones y sus restricciones:
Configuraciones que no se pueden editar:
Cambiar de política limitada a ilimitada y viceversa.
Cuantificación en días u horas
Reglas de asignación.
Configuraciones que se pueden editar:
Horas laborales estándar.
Mínimo o máximo de días/horas por solicitud.
Días de la semana en los que aplica la política.
Los cambios realizados en las configuraciones editables no afectan los datos históricos, las solicitudes ya aprobadas ni aquellas en curso. Los ajustes se aplicarán únicamente a las solicitudes generadas después de la edición, lo que garantiza que los usuarios no se vean impactados negativamente.
Si necesitas modificar configuraciones bloqueadas, te recomendamos duplicar la política. [Para más información consulta: ¿Cómo duplicar una política y editarla?]
3. Gestión de tiempo:
Los cambios que realices en la distribución y acumulación de saldo aplicarán tanto a los colaboradores nuevos como a los usuarios existentes a partir de su próxima renovación. Si necesitas ajustar el saldo de un usuario específico, podrás hacerlo directamente desde su balance personal o perfil de colaborador [Para más información sobre cómo editar un saldo consulta: ¿Cómo editar un saldo de un usuario específico?] .
En cuanto a las reglas por antigüedad, las modificaciones tendrán efectos diferentes según el caso:
Tipo de acción | Detalle de acción | Consecuencias |
Acciones que benefician al usuario |
| Estos cambios se aplicarán tanto a los usuarios asignados a la política después de la modificación como a aquellos que ya forman parte de la política en el balance de su período actual. |
Acciones desfavorables para el usuario |
| Estos cambios se aplicarán a los usuarios asignados a la política después de la modificación y, para los usuarios que ya forman parte de la política, tendrán efecto a partir de la próxima renovación de acumulación de saldo.
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4. Balances
Las opciones de este paso controlan cómo se debe comportar el balance del tiempo sobrante y negativo. Si modificas estas opciones, los cambios se aplicarán solo a usuarios nuevos o en la próxima renovación de acumulación.
5. Aprobación
En esta sección, se indica quién debe aprobar el tiempo libre y cuándo se debe resolver automáticamente la solicitud. Si modificas esta configuración, esto es lo que sucederá:
De "Sí requiere aprobación" a "No": Las solicitudes nuevas y en curso serán automáticamente aprobadas y se eliminará la asignación a los aprobadores previamente asignados.
De "No requiere aprobación" a "Sí": Las solicitudes, tanto nuevas como en curso, se enviarán a los nuevos aprobadores para su revisión y aprobación final. Si algún usuario de la nueva cadena ya ha respondido, sus respuestas se mantendrán y se respetará el orden de respuesta.En caso de que elimines aprobadores que ya hayan respondido, sus respuestas serán eliminadas, aunque los comentarios seguirán visibles en el detalle de la solicitud.
Editar una política de tiempo libre debe realizarse con precaución, ya que los cambios pueden afectar la gestión de los saldos, las solicitudes pendientes y los aprobadores asignados. La mayoría de las modificaciones solo se aplicarán a colaboradores nuevos o durante la próxima renovación de acumulación, lo que minimiza el impacto en los registros existentes.