Introducción
Queremos darle al administración una experiencia mejorada al momento de crear una ruta que considere adicionalmente:
Separación de flujos de creación y asignación de usuarios a las rutas como base para nuevas capacidades. De esta manera podemos crear la ruta en un proceso, y luego podemos añadir usuarios a la misma en otro.
Nuevo criterio de completitud de rutas. Podemos elegir qué cursos son obligatorios y cuáles no (en lugar de cuántos).
Podemos determinar el tiempo de duración de una ruta en días, de esta manera las fechas de vencimiento para los usuarios estará en función de la fecha en que se le asigna la ruta + duración estimada de la ruta.
Cuando aplique, podemos publicar y agrupar (en categorías) estas rutas en el catálogo propio de su organización, de esta manera los colaboradores podrán enrolarse proactivamente en ellas.
Nueva Experiencia de Creación de Ruta
Esta nueva experiencia se dará en 4 pasos:
Paso 1: Información
En el paso 1 se ingresará la información básica de la ruta como el nombre de la ruta.
El nombre es obligatorio y puedes ingresar máximo 50 caracteres.
No se puede repetir el nombre de una ruta en una misma organización. Si se repite, se ve una alerta para cambiar el nombre.
NUEVO:
Se puede añadir una imagen de portada (opcional).
Se puede añadir una descripción (opcional).
Se puede definir si la ruta será pública en el catálogo propio (opcional).
Se puede añadir la o las categorías a las que pertenecerá esta ruta (opcional).
Paso 2: Contenido
En este paso, puedes encontrar y seleccionar los cursos disponibles: cursos propios de la organización, cursos de Crehana y cursos de terceros. Las capacidades iniciales se mantienen:
Buscar cursos utilizando el buscador o filtros por idioma y subtítulos (solo para cursos de Crehana).
Determinar el orden sugerido para tomar los cursos.
NUEVAS FUNCIONES: Se añaden nuevas reglas de completitud para los cursos:
Cada curso añadido se marcará como obligatorio automáticamente, pero se puede quitar esta opción.
La ruta debe tener al menos un curso marcado como obligatorio.
💡 IMPORTANTE: Marcar un curso como obligatorio significa que el colaborador debe ver el 100% de su contenido para completar la ruta y recibir el certificado correspondiente. La certificación de cada curso es independiente a este proceso; si un curso tiene evaluaciones o proyectos, esas reglas aplican individualmente a cada curso.
Paso 3: Requisitos
En este paso se definen los criterios adicionales de completitud de la ruta.
NUEVO: se define el nuevo campo de duración de la ruta (en días). Este dato servirá para estimar la fecha de vencimiento de la ruta para el usuario. Entonces si la fecha de asignacion para el usuario es X y el tiempo definido es T, la fecha de vencimiento de la ruta para el usuario es X + T.
Se mantienen las 2 funcionalidades que ya conocíamos de la versión inicial:
Se puede añadir si la ruta tendrá rewards. Se puede añadir de 1 hasta 3 cursos.
Se puede añadir pre-requisitos para restringir el contenido conforme se vaya avanzando en la ruta: lineamiento visual y curso por curso.
No olvidemos las 2 consideraciones importantes para las rutas creadas con pre-requisitos:
Para que un pre-requisito sea válido, basta con sólo completar el 100% del curso, no es necesario culminar la evaluación o el proyecto de ese curso.
Si una ruta se crea con pre-requisitos, luego se podrán agregar cursos nuevos pero no se podrán editar las reglas definidas con los cursos iniciales ni agregar reglas nuevas.
Paso 4: Resumen
Finalmente, el paso 4 muestra un resumen de los datos ingresados en todo el flujo para confirmar o editar si se necesita.
En todo este proceso la ruta puede guardarse como borrador, pero mientras, no se termine de crear, aún no se podrá asignar a usuarios.
Una vez creada la ruta, ya podemos acceder a la vista de estadísticas de la Ruta.
Nueva Experiencia de Edición y Estadísticas de la Ruta
Dentro de este rediseño, tambien tenemos una vista mejorada de las estadísticas, resaltando los nuevos campos en la cabecera de esta sección como la imagen de portada, descripción de la ruta y cuántos son los cursos obligatorios.
Las secciones de estadísticas, contenido, y usuarios están ahora divididos por tabs para que sean mas sencillos de ubicar, pero a nivel contenido, se muestra la misma información.
Asignación de usuarios
En el tab de Usuarios, encontramos la opción para asignar usuarios. Esta opción nos redirige al flujo de asignación de usuarios que ya conocemos con 2 opciones.
Manualmente. Desde aquí tenemos capacidades de seleccionar a todos los usuarios, filtrar por tipo y/o atributos que han sido creados en la organización. Por ejemplo, filtrar solo a los usuarios del pais Colombia o del área Ventas.
¿Esto se comunica a los usuarios?
Cuando se asignan hasta 50 usuarios, la asignación se hace de forma instantánea, es decir los usuarios deberían ver en cuestión de minutos la ruta en su panel, y deben recibir una confirmación vía correo.
Cuando se asignan a más de 50 usuarios, este proceso se realiza de forma asíncrona, es decir luego de un tiempo de minutos u horas, de forma progresiva, los usuarios iran viendo la ruta en su panel. Cuando se haya terminado el proceso, el admin recibirá un correo de confirmación, pero los usuarios no recibirán esta confirmación.
Masivamente. A partir de un excel, proceso que se da en 3 pasos: descargar una plantilla, ingresar los correos de los usuarios y volver a subir la misma.
¿Esto se comunica a los usuarios?
Este proceso se realiza de forma asíncrona, es decir luego de un tiempo de minutos u horas, de forma progresiva, los usuarios iran viendo la ruta en su panel. Sin embargo independiente a la cantidad, los usuarios no reciben un correo. El admin si recibe un correo de confirmación cuando el proceso haya finalizado.
Edición Rutas
En la cabecera de esta sección se encuentran adicionalmente 3 opciones importantes:
Editar Ruta. Esta opción nos dirige a un flujo similar al de creación, desde aquí se puede editar:
La información básica de la ruta: nombre, descripción o si se publica o no en el catálogo propio.
Contenido. Desde aqui se puede:
Cambiar el orden de los cursos
Añadir cursos
Quitar cursos
Cambiar si un curso es obligatorio o no.
Es importante aclarar aqui que los cambios que se ejecuten impactan en todos los usuarios que aún no hayan completado los requisitos de la ruta. Para los usuarios que ya habian completado la ruta antes de estos cambios, no se verán afectados por los mismos.
Requisitos.
Se puede ajustar la cantidad de rewards. Esto solo impacta a aquellos usuarios que aún no habían accedido a canjear sus rewards.
La duración se puede actualizar pero esta no afectará a los usuarios a los que ya se les fue asignada la ruta, estos ya tienen una fecha fin definida. Este cambio impactará a la nueva asignación de usuarios.
Los pre-requisitos no se pueden editar o añadir si la ruta se creo sin estos.
Historial de Cambios:
Desde aqui se verán los cambios que se hicieron en el flujo de edición:
Si se añadieron o quitaron cursos requeridos u obligatorios.
Si se añadieron o quitaron rewards.
Adicionalmente, en qué fecha se hizo el cambio y que usuario lo realizó.
Desactivar Ruta:
Se puede desactivar una ruta para que de forma temporal los colaboradores no puedan acceder al contenido de esta ruta. ¿Qué implica adicionalmente esta opción?La analítica por detrás se mantiene, no se pierde.
Los colaboradores verán las rutas de aprendizaje bloqueadas.
¿Qué sucede con los que ya tenían progreso? Si el usuario ya había terminado su curso si podrá verlo y acceder a él.
¿Se puede reactivar? Sí, directamente desde la misma sección de estadísticas ..
Convivencia de la nueva versión con las rutas antiguas
Esta nueva experiencia así como los nuevos criterios aplicarán sólo a las rutas nuevas creadas luego de este lanzamiento (desde julio 2024) a las que llamaremos rutas versión 2, todas las creadas anteriormente se mantendrán con el flujo antiguo o versión 1.
Si entra al detalle de una ruta antigua o v1, se verá el diseño antiguo, desde aqui se podrá gestionar la ruta o editar los parámetros necesarios siguiendo las reglas que tenían las rutas antiguas.
En el reporte de rutas, se tiene un nuevo campo que ahora muestra si la ruta es versión 1 o 2, para que sea sencillo diferenciarlas.