Desde la sección de rutas
Desde la sección de rutas, dentro de las rutas creadas, en los 3 puntitos de cada ruta, encontrarás la opción de Asignar usuarios.
Desde las estadísticas de cada ruta
En la sección estadísticas de cada ruta, en el tab de Usuarios, encontrarás la opción de “Asignar usuarios”.
Ambas opciones nos dirigen al flujo de asignación de usuarios con 2 opciones de asignación:
Manualmente.
Se muestran aqui a los usuarios activos y pendientes de activación de tu organización que no hayan sido asignados anteriormente a la ruta, no los usuarios desactivados.
Desde aquí puede seleccionar a 1 o muchos usuarios usando capacidades como:
Buscador
Filtro por atributos que se hayan subido.
Se puede seleccionar a todos los de la página visible o todos los usuarios
Una vez seleccionados a los usuarios, puede ejecutar la asignación dando click al botón Asignar usuarios.
2. Masivamente
En este proceso se puede utilizar un excel para subir un número considerable de usuarios, tal vez cientos.
Desde aquí se puede descargar la plantilla, volver a subirla y dar a Siguiente. El excel solo debe contener la lista de los correos de los usuarios que pertenecen a su organización y a los que se les asignará la ruta.
Comenzará el proceso de validación del excel.
Finalmente, se le devolverá los resultados del procesamiento de la información, aún no asignación de la ruta. Entonces se devolverá cuantos:
Correos validados correctamente.
Correos con errores si los hubiera (no se podrá asignar)
Correos no registrados en tu organización.
Correos con formato inválido
Correos de usuarios eliminados o inactivos.
Con esta información puedes actualizar la información e intentar a realizar la asignación nuevamente o avanzar en el proceso para realizar la asignación a los usuarios de los correos validados correctamente, dando click a Asignar usuarios, luego del cual verá este mensaje.
(Novedad Nov-24) ¿Esta asignación se comunica a los usuarios?
Ahora le damos la posibilidad al administrador de que confirme en cada asignación si se notificará a o no a los colaboradores mediante un correo con el detalle del contenido de la ruta.
Consideraciones:
Se tiene esta opción en la asignación manual y masiva.
Esta opción estará apagada por defecto.
Si se activa esta opción, se le solicitará una ultima confirmación al administrador para confirmar el envío de correos que comenzará a darse de forma asíncrona.
IMPORTANTE: Cuando las asignaciones son de 50 usuarios a más o se hace de forma masiva mediante un excel, el proceso de asignación ocurre de forma asíncrona, es decir, puede tardar unos minutos (o tal vez en casos muy masivos podría tardar más). Una vez que este termina le llega una correo de confirmación al administrador.
IMPORTANTE: Si la organización se encuentra en blacklist de correos, no recibirá estos correos, independiente a lo que haya definido el Administrador en la asignación de la ruta
Notificación al colaborador
En cualquier flujo le llega una notificación al colaborador vía la campana en su panel de Colaborador, en la sección Notificaciones. Desde ahí puede ser dirigido a la ruta directamente.
Si el Administrador activó la notificación de correo el colaborador recibirá un correo con el acceso directo a la ruta de aprendizaje.
En cualquier caso, el colaborador podrá encontrar esta nueva ruta asignada en la sección de Rutas de Aprendizaje de su panel.