En el día a día, los administradores enfrentan el reto de equilibrar proyectos estratégicos con tareas operativas, lo que puede generar cuellos de botella y retrasos en ciertas actividades. Delegar tareas de manera eficiente permite que cada sub-área de Recursos Humanos se enfoque en sus responsabilidades específicas y que los líderes ganen autonomía en sus procesos.
Para garantizar esto sin comprometer la seguridad de la información, es esencial definir niveles de acceso personalizados para los colaboradores que asumirán tareas administrativas en la plataforma. Esto asegura un control adecuado, previniendo la exposición o modificación indebida de datos sensibles.
A continuación, te explicaremos cómo realizar esto:
Conceptos
Es importante que diferencies los siguientes conceptos:
Roles: Son perfiles que agrupan un conjunto de permisos y definen qué acciones pueden realizar los usuarios dentro de la plataforma. Cada rol se asigna según las funciones o responsabilidades específicas del colaborador que será sub-administrador de la plataforma.
Permisos: Son autorizaciones específicas que determinan las acciones que un usuario puede realizar en cada módulo de la plataforma como "Configurar y ver resultados", "Solo ver resultados", "Sin acceso". Los permisos se agrupan para formar los roles.
Super administrador (super admin): Es el usuario con acceso total a la plataforma, incluyendo la gestión de roles, permisos y configuraciones globales. Tiene la capacidad de ver y modificar toda la información sin restricciones. Este rol ya viene por defecto en la plataforma.
Sub-administrador: Es un usuario al que se le asignan roles con permisos específicos y limitados según sus funciones. Su acceso está restringido a las áreas o acciones definidas por el super admin.
Crear roles y permisos de administrador personalizados
Como se mencionó en el punto anterior, debes ser "Super admin" e ingresar a Config. General > Cuenta > Roles y permisos y seleccionar la opción "Nuevo rol administrativo"
Una vez dentro del flujo, establece un nombre para ese rol obligatoriamente. Ej. "Coordinador de desarrollo"
Opcionalmente puedes colocar una descripción que resuma el alcance de sus permisos o funciones. Ej. "Encargado de los planes de capacitación y medición de desempeño."
En paso 2, podrás detallar el nivel de permisos que va a tener ese rol para cada producto y funcionalidad adquirida por la cuenta de la organización.
Finalmente, en el paso 3, se verá el resumen de la configuración para poder confirmar y proceder con la creación del rol. Ten en cuenta que el sistema no te permitirá crear roles duplicados, ya sea porque tienen el mismo nombre o porque hay otro rol con exactamente los mismos permisos.
Asignación
Cuando culmines la creación del rol, puedes optar por asignar el rol inmediatamente a los usuarios que consideres o puedes dejarlo para luego por si tienes pensado asignarlo desde la creación de usuarios o desde las opciones de la tabla de gestión de usuarios y el perfil.
