Esta herramienta es especialmente útil cuando migres las políticas de tiempo libre desde un sistema anterior a la plataforma de Crehana y aplica solo para las que son “Limitadas” (aquellas que tienen un monto fijo de días/horas libres que se pueden acumular en cada periodo). Antes de utilizarla, asegúrate de que las políticas ya estén creadas en la plataforma (consulta este artículo para conocer cómo crearlas) y que los usuarios estén registrados. Dado que el sistema desconoce el saldo acumulado o disponible que los colaboradores tenían previamente a la creación de la política, esta herramienta te permitirá transferir esa información de manera eficiente.
Para acceder a la herramienta de importación, puedes hacerlo de dos maneras:
En las opciones de acciones de la tabla de políticas, ubica la opción “Importar saldos”.
En el balance por usuarios de una política específica, ubica la opción “Importar saldos” que está en la cabecera de la tabla.
Una vez dentro de la herramienta, descarga la plantilla de Excel para que la estructura de los datos a migrar coincidan con los solicitados por el sistema y ten en cuenta máximo puedes importar 2,500 registros por carga.
Para minimizar la posibilidad de errores ten en cuenta lo siguiente:
Para cada registro asegúrate de tener completo los datos obligatorios: correo de usuario, saldo a sumar y día para efectuar el cambio.
Ingresa correos de usuarios que se encuentren creados en la plataforma, asegurándote de que no estén desactivados o eliminados, y que pertenezcan al segmento autorizado para acceder a la política de tiempo libre. Por ejemplo, si la política está disponible únicamente para colaboradores del país “Colombia”, se generará un error si intentas importar el correo de un usuario del país “Perú”.
Asegúrate de solo colocar los montos que deseas sumar. Por ejemplo, si el usuario ya tenía un monto acumulado en la plataforma de Crehana de 2 días y deseas agregarle el aculumado que tenía en otra plataforma que es de 10 días, s
Si configuraste la política para que se cuantifique en horas, asegúrate de que el saldo a importar esté expresado en horas. Por ejemplo, si la política considera 8 horas laborales por día y el usuario tiene 2 días libres disponibles, debes colocar “16” en la columna de “Saldo a sumar”. En cambio, si la cuantificación es en días, solo debes ingresar la cantidad “2”.
Ingresa el día en el que el saldo será añadido al balance de cada usuario, es decir, el día en que el usuario tendrá disponible el saldo para utilizarlo. Asegúrate de ingresar este dato en el formato de fecha: DÍA/MES/AÑO.
De manera opcional, puedes incluir comentarios para detallar el motivo de la suma de saldo a cada usuario. Esta información es visible para el administrador y colaborador en el historial del balance del usuario.
En caso de presentar errores en la data a importar, la plataforma indicará en qué celda del excel se ubican. Si decides continuar con la importación de sólo los saldos validados, asegúrate de exportar los errores para que puedas corregirlos e intentar importarlos nuevamente.
Si deseas hacer modificaciones manuales o puntuales en el balance de un usuario, en este artículo te explicamos cómo hacerlo.