1. Acceso
Haz clic en Áreas y Sedes para acceder a la vista de administración.
En la pantalla de administración, selecciona la pestaña Áreas.
En la parte superior derecha de la tabla, encontrarás el botón Crear Áreas. Haz clic en él.
Serás redirigido a una nueva pantalla donde podrás comenzar a crear las áreas, selecciona la opción Masivalmente para comenzar.
Nota: Antes de comenzar, asegúrate de haber configurado correctamente la profundidad de niveles para tus áreas. Si no lo has hecho aún, puedes consultar nuestro artículo: [¿Cómo configurar áreas y sedes?].
2. Descargar y llenar plantilla:
Descarga la plantilla y completa los campos con los datos correspondientes, la cual está organizada en columnas que reflejan los diferentes niveles de tu estructura organizacional. A continuación, te explicamos cómo completarlas:
Primer Nivel (Dirección): Escribe el nombre de la Dirección (por ejemplo, "Innovación").
Segundo Nivel (Departamento): Escribe el nombre del Departamento bajo la Dirección (por ejemplo, "Producto").
Tercer Nivel (Oficina): Si tienes una Oficina, escríbela aquí (por ejemplo, "Diseño").
Cuarto Nivel (Suboficina): Si necesitas dividir una Oficina, agrega una Suboficina (por ejemplo, "UX/UI").
Ejemplo:
Primer Nivel | Segundo Nivel | Tercer Nivel | Cuarto Nivel |
Vicepresidencia de Producto | Producto | Diseño | UX/UI |
Vicepresidencia de Producto | Producto | Desarrollo |
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Dirección de Operaciones | Tecnología | Backend |
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Dirección de Innovación | Marketing | Publicidad |
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Reglas Importantes
Nombres Únicos: Cada Dirección, Departamento, Oficina o Suboficina debe tener un nombre único según el nivel en el que se encuentre. Por ejemplo, puedes tener dos Oficinas con el mismo nombre, siempre y cuando estén en diferentes Departamentos.
Jerarquía Completa: Al agregar un Departamento, Oficina o Suboficina, asegúrate de que los niveles superiores estén completos. Si completas un nivel inferior, los niveles superiores deben tener la información correspondiente.
Campos Obligatorios: El Primer Nivel (Dirección) es obligatorio. Los demás niveles son opcionales, pero deben seguir la jerarquía correctamente.
3. Carga y validación de la plantilla
Una vez que hayas completado la plantilla, cárgala utilizando el cuadro de carga del paso anterior. Puedes arrastrar el archivo o seleccionarlo desde tu computadora (peso máximo permitido: 500 KB). Haz clic en Continuar para iniciar la validación del archivo, y el sistema comprobará que todos los datos sean correctos para completar el proceso de creación.
Si hay algún problema, el sistema te notificará. A continuación, te explicamos los posibles errores:
Error 1: Plantilla incorrecta: Es obligatorio volver a cargar la plantilla. Revisa la cabecera del archivo y asegúrate de usar la plantilla sugerida, ingresando los datos en las columnas correspondientes.
Error 2: Registros no encontrados: Verifica que la plantilla no esté vacía y que cada fila tenga al menos una Dirección o Nivel 1 completado. Además, el sistema permite cargar hasta 500 filas por archivo, por lo que si el archivo excede este límite, deberás ajustarlo y volver a cargarlo.
Error 3: Validación final: Si llegaste a esta etapa, el sistema te mostrará lo siguiente:
Las áreas que se han validado correctamente y serán creadas en la plataforma.
Las áreas que ya existen y serán omitidas.
Los errores encontrados, como datos sin un área de primer, segundo o tercer nivel asociado.
Puedes corregir los errores y volver a cargar la plantilla. Sin embargo, si decides continuar sin corregirlos, los datos incorrectos no se agregarán al sistema.
4. Finalización
Una vez que los datos estén validados, haz clic en Crear Áreas para finalizar el proceso. Las nuevas áreas se agregarán al panel de administración, donde podrás editarlas, asignar usuarios o eliminarlas si es necesario.