Las automatizaciones transforman los procesos de recursos humanos al gestionar tareas repetitivas de manera eficiente y sin errores. Con ellas, puedes asignar tareas clave de forma precisa y en el momento justo. En esta guía, aprenderás a configurar flujos automatizados para onboarding y offboarding, mejorando la integración de los nuevos empleados y asegurando una salida organizada para quienes dejan la empresa.
1. Accede a la Sección de Automatizaciones:
Para crear un flujo de trabajo, sigue estos pasos:
Ingresa al producto de Gestión y dirígete a la sección Automatizaciones desde el menú principal.
Selecciona la opción Flujos de Trabajo.
Una vez dentro, verás las tablas de gestión de automatizaciones, organizadas por onboarding y offboarding. Desde estas tablas, puedes:
Monitorear el estado de cada flujo.
Editar para realizar ajustes.
Pausar si necesitas detener temporalmente algún proceso.
Eliminar flujos que ya no sean necesarios.
En la cabecera de la página, encontrarás el botón Crear flujo de trabajo, el cual te permitirá iniciar con la creación.
1. Configuración general:
En esta sección, deberás definir los elementos básicos de tu flujo de trabajo para personalizarlo según tus necesidades. A continuación, te explicamos cada campo y opción:
Nombre y descripción:
Ingresa un nombre claro y conciso junto con una breve descripción que explique su propósito y funcionalidad. Esto te ayudará a organizar y comprender el flujo de trabajo a medida que se vayan creando más automatizaciones.Tipo de segmento y reglas de segmentación: Define cómo y a quién se aplicará la automatización:
Estático: Solo a usuarios que cumplen con la regla en el momento de la creación del flujo.
Dinámico: Usuarios que cumplen con la regla tanto al momento de la creación como después de que el flujo haya sido lanzado.
Establece si el flujo se aplicará a todos los colaboradores o solo a un grupo específico:
Sin restricción: El flujo se asigna a cualquier colaborador.
Restringido: Selecciona un segmento utilizando atributos, condiciones y etiquetas personalizadas (por ejemplo, área, cargo).
Una vez que completes esta configuración, haz clic en el botón Siguiente para avanzar al siguiente paso del flujo.
2. Disparadores y bloques de tareas:
Punto de partida o disparador inicial: Determina cuándo y cómo se activarán las tareas para el colaborador, según el proceso que estés gestionando. Actualmente, existen dos procesos que se pueden administrar, y dependiendo de la opción seleccionada, podrás ajustar los tiempos y fechas de asignación del flujo de trabajo.
Onboarding: puedes elegir activar el flujo en diferentes momentos: al crear el usuario, previo a la fecha de ingreso, en el primer día en la compañía o posterior a la fecha de ingreso.
Por ejemplo, al llegar el primer día de trabajo de un nuevo empleado, el flujo se activa automáticamente para asignarle tareas como configurar su cuenta de correo, revisar la política interna de la empresa y tener una reunión de bienvenida con su equipo. Esto garantiza que el proceso de integración se inicie de manera estructurada y eficiente desde el primer momento.
Offboarding: los disparadores disponibles son seguimiento de salida o salida de la compañía.
Por ejemplo, al momento de la salida de un empleado, puede activarse un flujo para gestionar las tareas relacionadas, como revocar accesos, devolución de los equipos de trabajo y realizar una entrevista de salida para obtener retroalimentación sobre su experiencia en la empresa.
Una vez definido el punto de partida de tu flujo, haz clic en Agregar un bloque de tareas. Podrás elegir entre dos opciones: crear un bloque desde cero o reutilizar uno previamente configurado en otros flujos. Estos bloques te permiten agrupar y organizar actividades clave del proceso, con la posibilidad de configurar tres tipos de tareas:
Tareas personalizadas: Permiten definir actividades específicas ajustadas a las necesidades de cada etapa.
Tareas de documentos: Ideales para procesos que requieren la gestión de archivos. Los documentos deben estar previamente creados en el producto de documentos corporativos. [Ver: ¿Cómo crear un documento?]
Tareas de completar datos en el perfil: Diseñadas para que los usuarios proporcionen o actualicen información en su perfil.
Cada tarea cuenta con opciones avanzadas, como plazos ajustables según su asignación y notificaciones por correo electrónico.
Después de esto, podrás seguir añadiendo bloques que se activarán tras completar las tareas, cumplir una tarea específica del bloque anterior o al alcanzar un plazo en días. Para hacerlo, haz clic en Agregar disparador, ajusta las opciones de plazo y utiliza el botón Agregar bloque para incorporar más etapas al flujo de trabajo.
3. Resumen:
Por último, podrás consultar un resumen completo con todas las configuraciones seleccionadas, incluyendo detalles sobre el punto de partida, los bloques de tareas, los disparadores y los usuarios a los que se les asignará el flujo de trabajo. Esto te permitirá verificar y ajustar cualquier configuración antes de lanzar la automatización.