Un documento de firma es un archivo que un colaborador debe leer y firmar para formalizar un proceso dentro de la plataforma. Se utiliza en diversos escenarios, como acuerdos o formularios.
Para comenzar la creación, ingresa a Gestión > Documentos corporativos, haz clic en la opción "Nuevo documento" y selecciona el tipo de documento "Firma". Al ingresar a la creación, deberás completar 5 pasos:
Paso 1: Configuración General:
Nombre: Este será el nombre que verán tus colaboradores al completar el documento.
Descripción: Agrega una breve explicación para brindar contexto sobre el contenido del documento.
Carpeta de almacenamiento: Puedes seleccionar una carpeta para archivar el documento o dejarlo sin carpeta según tu preferencia.
Permisos de Asignación:Define quiénes podrán acceder a la firma de este documento. Puedes elegir entre las siguientes opciones:
Sin restricción: Disponible para todos los colaboradores de la compañía.
Restringido: Solo accesible para un grupo de colaboradores que cumpla con determinadas condiciones a través de reglas de segmentación, como atributos y campos personalizados. [Ver: ¿Cómo crear reglas de segmentación usando los atributos?
Fecha límite:
Establece si el colaborador y los confirmantes del documento deben completarlo dentro de un periodo de tiempo específico. Una vez vencido este plazo, los colaboradores perderán acceso a la firma, pero podrán seguir viendo el documento en su panel y acceder a la vista previa con la información ingresada hasta ese momento.
Paso 2: Cargar plantilla:
Usa este espacio para cargar la plantilla del documento que será firmado. El archivo debe estar en formato .docx o .doc y estar correctamente preparado para asegurar su visualización y llenado.
Ten en cuenta que el usuario no podrá completar campos dentro del documento, incluyendo la firma, ya que la conformidad se dará mediante un método de doble autenticación que funcionará como firma electrónica.
Uso de campos dinámicos
Si deseas que algunos datos, como el nombre, apellido o correo electrónico de los firmantes, se completen automáticamente dentro del documento, sigue estos pasos:
Accede al listado de campos dinámicos utilizando el desplegable para explorar a los firmantes.
Elige el dato que deseas incluir, como "Nombre", y haz clic en el ícono de copiar.
Pega la etiqueta del campo en el lugar donde quieras que la información se complete automáticamente dentro del documento.
Paso 5: Resumen:
En esta sección podrás revisar un resumen del documento antes de finalizar. Asegúrate de que todos los campos estén correctamente configurados.