Ingresa a Gestión > Documentos corporativos, haz click en la opción de “Nuevo documento” y selecciona el tipo de documento “Solicitud” para iniciar la creación:
Debes detallar: El nombre del documento que necesitas que suban tus usuarios, una descripción para mayor contexto de lo que necesitas que proporcionen y selecciona la carpeta donde guardaremos toda esta información.
Además, puedes limitar los formatos de archivos que necesitas que suban los colaboradores como PDFs, documentos de Word (.doc o .docx), Excel (.xls o .xlsx), imágenes (.png o .jpg), notas (.txt) o carpetas compartidas (.zip). Seguido a esto, seleccionaremos a quiénes se les asignará esta solicitud, para lo cual podrás seleccionar si es:
Sin restricción: A todos los colaboradores de la compañía
Restringido: Solo a un grupo de colaboradores que cumpla con determinadas condiciones a través de reglas de segmentación, es decir, filtrado con atributos y campos personalizados.
Por último, puedes optar por asignar la solicitud a todos los usuarios que cumplan con la segmentación de forma inmediata tras finalizar la creación. Para hacerlo, marca la opción “Asignar al segmento una vez creado el documento” y especifica la fecha en la que los usuarios deben completar o proporcionar el documento solicitado. Cuando confirmes el resumen del paso 2 y finalices la creación, se enviará una notificación por correo electrónico a los usuarios del segmento.
En caso no desees asignar la solicitud de documento de forma inmediata, NO marques la opción “Asignar al segmento una vez creado el documento”. En este caso, las reglas de segmentación funcionarán como un validador cuando decidas asignar el documento más adelante.
Por ejemplo, si el documento fue configurado exclusivamente para colaboradores de Colombia, el sistema emitirá una advertencia si intentas asignarlo a colaboradores de otros países, asegurando que se respeten las condiciones definidas.
Para asignar el documento luego de haberlo creado, ingresa a este artículo.