Soy administrador: ¿Cómo registró las sesiones en vivo de mi organización?

Llamamos sesión en vivo a cualquier capacitación sincrónica que vaya a ocurrir o haya ocurrido en el pasado en la organización. Estas capacitaciones pueden ser de tipo presenciales (ocurren en un espacio físico, por ejemplo Oficina, auditorio) o de tipo virtuales (ocurren en una videollamada a través de una herramienta de teleconferencia: Google Meet, Zoom, Teams). Cualquier evento de este tipo puede ser registrado en la plataforma con al funcionalidad de sesiones en vivo.

A través de la funcionalidad de sesiones en vivo es posible registrar todas las capacitaciones presenciales y virtuales en vivo de tu organización.

Dentro de la sección Contenido, encontraré una nueva sección llamada Sesiones en vivo. Alli encontraré listadas todas las sesiones de mi organización próximas y pasadas ordenadas por orden cronológico. Desde alli puedo acceder a Editar una sesión, eliminar una sesión o ingresar al detalle de una sesión.

Por su parte los colaboradores podrán visualizar todas las sesiones a las que están invitados desde una nueva sección en contenido llamada Sesiones en vivo, allí podrán encontrar todas las sesiones próximas y pasadas a las que está invitado ordenadas por orden cronológico.

Desde la sección Sesiones en vivo de mi organización encontraré el botón Crear nueva sesión, alli me abrirá el flujo de creación de una sesión que consta de dos pasos:

1.3.1 Datos básicos de una sesión

En este primer paso deberé colocar los datos básicos de una sesión:

1.3.2 Formato de la sesión

Una vez completados los datos obligatorios de una sesión pasamos al segundo paso de creación de una sesión, donde elegiremos el formato:

Para finalizar la creación de la sesión, deberá seleccionar Guardar sesión y confirmar la información de la misma.

Podrás agregar a tus invitados desde dos sitios, desde un acceso directo en el listado de sesiones, clickeando en el menú de tres puntitos.

O desde el detalle de la sesión, seleccionando el botón con el icono de usuarios (arriba a la derecha del listado).

Desde cualquiera de los dos accesos accedemos a agregar invitados, allí podremos elegir entre hacerlo de manera manual o de manera masiva:

Para agregar invitados de manera manual simplemente debes seleccionar a los colaboradores que deseas invitar, uno por uno, de manera masiva o filtrando por atributos. Al igual que lo venias haciendo de manera habitual hasta antes de este lanzamiento en el flujo de creación.

Una vez elegidos simplemente presionas siguiente y verás la confirmación de la acción, al cerrar clickeando Entendido serás dirigido al detalle de la sesión con todos los invitados agregados.

Si deseo agregar invitados de manera masiva debó seleccionar la otra opción Masiva. Esta opción nos permitirá agregar usuarios vía importación de excel de manera muy sencilla, sin tener que estar buscando a cada persona. Podrás utilizar listados de colaboradores de reportes que descargues según la necesidad y simplemente copiar los correos.

1- El primer paso será descargar la plantilla, la misma sólo requiere un dato de los colaboradores el cual es el email con el cual están ingresados en la plataforma.

Una vez completado el excel lo debes subir/cargar.

2- El segundo paso será que validemos todos los datos cargados, alli se validará que los usuarios existan en la plataforma, que la plantilla respete el modelo ofrecido, que los correos esten bien escritos.

3- Al finalizar la validación se avisará cuando están correctos y cuantos errores hay, ofreciendo la posibilidad de descargar un excel con todos los correos con errores para corregir. Al presionar Asignar se invitará a la sesión a todos los colaboradores cargados sin errores.

Al finalizar la carga nos avisará cuantas personas se agregaron y seremos dirigidos al detalle de la sesión para verlos a todos ya invitados.

Al confirmar la asignación se enviará automáticamente las invitaciones a todos los invitados a la sesión vía email. A través de esta invitación podrán Confirmar la asistencia a la misma.

Como administrador podré ir monitoreando los confirmados a las sesiones a través del detalle de las mismas.

Desde la plataforma, informaremos a través de un recordatorio automático cuando falten 30 minutos para que comience una sesión a la que una persona se encuentre invitada. El recordatorio se enviará automáticamente vía email. No es necesario realizar ninguna acción para programarlos.

Podré editar una sesión ya creada, accediendo desde el listado de las sesiones, desde el menú de tres puntos.

Dentro de la edición de una sesión podré editar el título, descripción, fecha y hora, portada, contenidos y formato.

Para registrar la asistencia a una sesión tengo distintas posibilidades. Puedo regístrala yo como administrador (de manera manual o de manera masiva) o puedo habilitar un código QR para que los invitados a la sesión registren su asistencia de manera propia durante la misma.

Aquí detallaremos el paso a paso de cada una de las opciones:

En el flujo de creación de una sesión podrás elegir si quieren que esa sesión generé un código QR que al ingresar permita a los colaboradores registrar su asistencia durante la sesión. Esta opción la podrás usar tanto para sesiones presenciales como virtuales.

Una vez habilitada esta opción, ya no podré apagarlo, de todas maneras para que los invitados puedan registrar su asistencia este código QR debe ser compartido por el admin o los instructores con sus invitados. Los invitados sólo podrán acceder a la página de registro de al asistencia a través del enlace del código QR. Una vez creada la sesión, desde el detalle de la sesión podremos visualizar el código QR activo con la opción de Descargar la img del QR y el link del mismo para compartir. (Sugerimos compartir siempre ambas opciones, para que sin importan el dispositivo o cámara disponible todos los invitados puedan ingresar). Debemos tener en cuenta que este código QR tiene un tiempo de vigencia, que es el tiempo que dura la sesión. Una vez finalizada la sesión ya no podré ingresar a registrar la asistencia.

Al ingresar al link del código QR compartido el invitado visualizará una página sencilla donde deberá indicar su Asistencia. Es importante saber que el invitado debe haber iniciado sesión en Crehana y estar invitado a la sesión para que pueda visualizar esta sección.

Una vez registrada el admin visualizará el gráfico con el dato actualizado para poder ir haciendo seguimiento y reforzando si es necesario que registren sus asistencia. Como admin también podrás eliminar la asistencia de un invitado o agregar el registro de otros invitados que no lo hayan hecho por QR.

Adicional a esta opción, también el admin tiene la posibilidad de registrar la asistencia tanto de manera manual como masiva:

Para registrar la asistencia como admin podrás acceder desde el listado de sesiones, a través del acceso rápido o desde el detalle de sesión. Desde ambos lugares accederás al mismo flujo. Desde allí seleccionado el menú de tres puntos podrás acceder a Agregar asistencia.

Para registrar la asistencia de manera manual, simplemente debes seleccionar a las personas que han estado Presentes y seleccionar Siguiente.

Luego ya estará registrada la asistencia y verás el cartel de confirmación, para luego ser dirigido al detalle de sesión con la asistencia ya procesada asi como las métricas asociadas.

*Si necesito deshacer una asistencia y quitar el presente lo puedo continuar haciendo desde el detalle de sesión, a través del icono ubicado en Acciones.

Si deseo registrar la asistencia de manera masiva debo desde el mismo flujo visto anteriormente seleccionar la opción Masiva en lugar de Manual.

1- El primer paso será descargar la plantilla, la misma tiene un formato muy simple sólo requerirá dos datos: email del colaborador con el cual esta ingresado en la plataforma y completar el estado de asistencia: eligiendo entre Presente o Ausente.

Luego deberás subir el archivo.

2-En el segundo paso será validar la información, se validará que los usuarios existan en la organización, que hayan sido invitados a la sesión, que la plantilla tenga el formato correcto.

3-Una vez validada la información se confirmará cuantos usuarios están correctos y se ofrecerá un excel con los errores para poder corregirlos.

Una vez confirmado el proceso se avisará a cuantos colaboradores se les ha registrado su asistencia. Luego serás redirigido al detalle de la sesión donde verás registrada la asistencia y las métricas asociadas.

Desde la sección de Detalle de una sesión podré cargar la grabación de una sesión ya ocurrida. La misma podrá ser cargada vía archivo (en formato .mp4 y con un máximo de 1 GB) o vía URL, agregando el link donde está alojada la grabación.

Una vez cargada la grabación estará disponible para que los colaboradores la puedan descargar o acceder a ella via url. La grabación no se visualiza dentro de la plataforma de Crehana por el momento.

Desde la sección Detalle de una sesión es posible descargar el reporte de la misma, alli encontraré los datos más importantes como Nombre de la sesión, duración, fecha y hora, invitados, asistencia, y si descargaron o no la grabación.