1. Creando una sesión en vivo
1.1 ¿Qué es una sesión en vivo?
Llamamos sesión en vivo a cualquier capacitación sincrónica que vaya a ocurrir o haya ocurrido en el pasado en la organización. Estas capacitaciones pueden ser de tipo presenciales (ocurren en un espacio físico, por ejemplo Oficina, auditorio) o de tipo virtuales (ocurren en una videollamada a través de una herramienta de teleconferencia: Google Meet, Zoom, Teams). Cualquier evento de este tipo puede ser registrado en la plataforma con al funcionalidad de sesiones en vivo.
1.2 Dónde encuentro las sesiones en vivo de mi organización?
A través de la funcionalidad de sesiones en vivo es posible registrar todas las capacitaciones presenciales y virtuales en vivo de tu organización.
Dentro de la sección Contenido, encontraré una nueva sección llamada Sesiones en vivo. Allí encontraré listadas todas las sesiones de mi organización próximas y pasadas ordenadas por orden cronológico. Desde allí puedo acceder a Editar una sesión, eliminar una sesión o ingresar al detalle de una sesión.
Por su parte los colaboradores podrán visualizar todas las sesiones a las que están invitados desde una nueva sección en contenido llamada Sesiones en vivo, allí podrán encontrar todas las sesiones próximas y pasadas a las que está invitado ordenadas por orden cronológico.
1.3. Cómo puedo crear una nueva sesión en vivo?
Desde la sección Sesiones en vivo de mi organización encontraré el botón Crear nueva sesión, allí me abrirá el flujo de creación de una sesión que consta de dos pasos:
1.3.1 Datos básicos de una sesión
En este primer paso deberé colocar los datos básicos de una sesión:
Título.
Descripción.
Fecha y horario de inicio y de fin.*
(Es posible cargar sesiones que ya hayan ocurrido, es decir, con fecha anterior a la fecha actual).
Portada de la sesión: Sube una imagen ilustrativa de la sesión.
Contenidos complementarios a la sesión: Aquí podrás cargar contenidos relacionados a la sección que se dictará, podrás cargar hasta un máximo de 800mb en archivos de tipo .mp4, pdf, zip, ppt, doc, xls, pbix, jpg, png.
1.3.2 Formato de la sesión
Una vez completados los datos obligatorios de una sesión pasamos al segundo paso de creación de una sesión, donde elegiremos el formato:
Presencial: Colocaremos la dirección donde sucederá dicha sesión.
Virtual: Colocaremos el link donde sucederá la sesión (puede ser en cualquier app externa, por ejemplo zoom, meet, teams). La sesión debe ser creada previamente en dicha herramienta.
Finalmente elegiremos los invitados a la sesión. Al seleccionar Añadir Participantes, se listarán todos los usuarios de mi organización, para poder seleccionar a quienes deseo invitar.
Para finalizar la creación de la sesión, deberá seleccionar Guardar sesión y confirmar la información de la misma.
2. Gestión de una sesión próxima
2.1 Agregar invitados a una sesión en vivo.
Podrás agregar a tus invitados desde dos sitios, desde un acceso directo en el listado de sesiones, clickeando en el menú de tres puntitos.
O desde el detalle de la sesión, seleccionando el botón con el icono de usuarios (arriba a la derecha del listado).
Desde cualquiera de los dos accesos accedemos a agregar invitados, allí podremos elegir entre hacerlo de manera manual o de manera masiva:
Agregando invitados de manera manual
Para agregar invitados de manera manual simplemente debes seleccionar a los colaboradores que deseas invitar, uno por uno, de manera masiva o filtrando por atributos. Al igual que lo venias haciendo de manera habitual hasta antes de este lanzamiento en el flujo de creación.
Una vez elegidos simplemente presionas siguiente y verás la confirmación de la acción, al cerrar clickeando Entendido serás dirigido al detalle de la sesión con todos los invitados agregados.
Agregando invitados de manera masiva
Si deseo agregar invitados de manera masiva debó seleccionar la otra opción Masiva. Esta opción nos permitirá agregar usuarios vía importación de excel de manera muy sencilla, sin tener que estar buscando a cada persona. Podrás utilizar listados de colaboradores de reportes que descargues según la necesidad y simplemente copiar los correos.
1- El primer paso será descargar la plantilla, la misma sólo requiere un dato de los colaboradores el cual es el email con el cual están ingresados en la plataforma.
Una vez completado el excel lo debes subir/cargar.
2- El segundo paso será que validemos todos los datos cargados, alli se validará que los usuarios existan en la plataforma, que la plantilla respete el modelo ofrecido, que los correos esten bien escritos.
3- Al finalizar la validación se avisará cuando están correctos y cuantos errores hay, ofreciendo la posibilidad de descargar un excel con todos los correos con errores para corregir. Al presionar Asignar se invitará a la sesión a todos los colaboradores cargados sin errores.
Al finalizar la carga nos avisará cuantas personas se agregaron y seremos dirigidos al detalle de la sesión para verlos a todos ya invitados.
2.2 Envío de invitaciones, visualización de confirmados y recordatorios automáticos a las sesiones.
Al confirmar la creación se enviará automáticamente las invitaciones a todos los invitados a la sesión vía email. A través de esta invitación podrán Confirmar la asistencia a la misma.
Como administrador podré ir monitoreando los confirmados a las sesiones a través del detalle de las mismas.
Desde la plataforma, informaremos a través de un recordatorio automático cuando falten 30 minutos para que comience una sesión a la que una persona se encuentre invitada. El recordatorio se enviará automáticamente vía email. No es necesario realizar ninguna acción para programarlos.
2.2. Editar una sesión ya creada.
Podré editar una sesión ya creada, accediendo desde el listado de las sesiones, desde el menú de tres puntos.
Dentro de la edición de una sesión podré editar el título, descripción, fecha y hora, portada, contenidos, formato y podré añadir nuevos participantes. No podré eliminar invitados ya añadidos.
3. Gestión de una sesión que ya ocurrió
3.1 Cómo registrar la asistencia a una sesión?
Una vez que una sesión ya haya transcurrido podré registrar la asistencia a la misma desde Para registrar la asistencia podrás acceder desde el listado de sesiones, a través del acceso rápido o desde el detalle de sesión. Desde ambos lugares accederás al mismo flujo. Recuerda que la sesión debe haber ya finalizado para poder cargar la asistencia, por lo cual debe estar listada en la sección Sesiones pasadas. Desde allí seleccionado el menú de tres puntos podrás acceder a Agregar asistencia.
Registrando la asistencia de manera manual
Para registrar la asistencia de manera manual, simplemente debes seleccionar a las personas que han estado Presentes y seleccionar Siguiente.
Luego ya estará registrada la asistencia y verás el cartel de confirmación, para luego ser dirigido al detalle de sesión con la asistencia ya procesada asi como las métricas asociadas.
*Si necesito deshacer una asistencia y quitar el presente lo puedo continuar haciendo desde el detalle de sesión, a través del icono ubicado en Acciones.
Registrando la asistencia de manera masiva
Si deseo registrar la asistencia de manera masiva debo desde el mismo flujo visto anteriormente seleccionar la opción Masiva en lugar de Manual.
1- El primer paso será descargar la plantilla, la misma tiene un formato muy simple sólo requerirá dos datos: email del colaborador con el cual esta ingresado en la plataforma y completar el estado de asistencia: eligiendo entre Presente o Ausente.
Luego deberás subir el archivo.
2-En el segundo paso será validar la información, se validará que los usuarios existan en la organización, que hayan sido invitados a la sesión, que la plantilla tenga el formato correcto.
3-Una vez validada la información se confirmará cuantos usuarios están correctos y se ofrecerá un excel con los errores para poder corregirlos.
Una vez confirmado el proceso se avisará a cuantos colaboradores se les ha registrado su asistencia. Luego serás redirigido al detalle de la sesión donde verás registrada la asistencia y las métricas asociadas.
3.2 Cómo subir la grabación de una sesión ya pasada?
Desde la sección de Detalle de una sesión podré cargar la grabación de una sesión ya ocurrida. La misma podrá ser cargada vía archivo (en formato .mp4 y con un máximo de 1 GB) o vía URL, agregando el link donde está alojada la grabación.
Una vez cargada la grabación estará disponible para que los colaboradores la puedan descargar o acceder a ella via url. La grabación no se visualiza dentro de la plataforma de Crehana por el momento.
3.4 Cómo obtener un reporte de mi sesión?
Desde la sección Detalle de una sesión es posible descargar el reporte de la misma, alli encontraré los datos más importantes como Nombre de la sesión, duración, fecha y hora, invitados, asistencia, y si descargaron o no la grabación.
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