Índice:
Creando una sesión en vivo
1.1. ¿Qué es una sesión en vivo?
1.2 ¿Dónde encuentro las sesiones en vivo de mi organización?
1.3. ¿Cómo puedo crear una nueva sesión en vivo?
Gestión de una sesión próxima
2.1 Envío de invitaciones, visualización de confirmados y recordatorios automáticos a las sesiones.
2.2 Editar una sesión ya creada.
Gestión de una sesión que ya ocurrió
3.1 ¿Cómo registrar la asistencia a una sesión?
3.2 ¿Cómo subir la grabación de una sesión?
3.3 ¿Cómo obtener el reporte de una sesión?
1. Creando una sesión en vivo
1.1 ¿Qué es una sesión en vivo?
Llamamos sesión en vivo a cualquier capacitación sincrónica que vaya a ocurrir o haya ocurrido en el pasado en la organización. Estas capacitaciones pueden ser de tipo presenciales (ocurren en un espacio físico, por ejemplo Oficina, auditorio) o de tipo virtuales (ocurren en una videollamada a través de una herramienta de teleconferencia: Google Meet, Zoom, Teams). Cualquier evento de este tipo puede ser registrado en la plataforma con al funcionalidad de sesiones en vivo.
1.2 Dónde encuentro las sesiones en vivo de mi organización?
A través de la funcionalidad de sesiones en vivo es posible registrar todas las capacitaciones presenciales y virtuales en vivo de tu organización.
Dentro de la sección Contenido, encontraré una nueva sección llamada Sesiones en vivo. Allí encontraré listadas todas las sesiones de mi organización próximas y pasadas ordenadas por orden cronológico. Desde allí puedo acceder a Editar una sesión, eliminar una sesión o ingresar al detalle de una sesión.
Por su parte los colaboradores podrán visualizar todas las sesiones a las que están invitados desde una nueva sección en contenido llamada Sesiones en vivo, allí podrán encontrar todas las sesiones próximas y pasadas a las que está invitado ordenadas por orden cronológico.
1.3. Cómo puedo crear una nueva sesión en vivo?
Desde la sección Sesiones en vivo de mi organización encontraré el botón Crear nueva sesión, allí me abrirá el flujo de creación de una sesión que consta de dos pasos:
1.3.1 Datos básicos de una sesión
En este primer paso deberé colocar los datos básicos de una sesión:
Título.
Descripción.
Fecha y horario de inicio y de fin.*
(Es posible cargar sesiones que ya hayan ocurrido, es decir, con fecha anterior a la fecha actual).
Portada de la sesión: Sube una imagen ilustrativa de la sesión.
Contenidos complementarios a la sesión: Aquí podrás cargar contenidos relacionados a la sección que se dictará, podrás cargar hasta un máximo de 800mb en archivos de tipo .mp4, pdf, zip, ppt, doc, xls, pbix, jpg, png.
1.3.2 Formato de la sesión
Una vez completados los datos obligatorios de una sesión pasamos al segundo paso de creación de una sesión, donde elegiremos el formato:
Presencial: Colocaremos la dirección donde sucederá dicha sesión.
Virtual: Colocaremos el link donde sucederá la sesión (puede ser en cualquier app externa, por ejemplo zoom, meet, teams). La sesión debe ser creada previamente en dicha herramienta.
Finalmente elegiremos los invitados a la sesión. Al seleccionar Añadir Participantes, se listarán todos los usuarios de mi organización, para poder seleccionar a quienes deseo invitar.
Para finalizar la creación de la sesión, deberá seleccionar Guardar sesión y confirmar la información de la misma.
2. Gestión de una sesión próxima
2.1 Envío de invitaciones, visualización de confirmados y recordatorios automáticos a las sesiones.
Al confirmar la creación se enviará automáticamente las invitaciones a todos los invitados a la sesión vía email. A través de esta invitación podrán Confirmar la asistencia a la misma.
Como administrador podré ir monitoreando los confirmados a las sesiones a través del detalle de las mismas.
Desde la plataforma, informaremos a través de un recordatorio automático cuando falten 30 minutos para que comience una sesión a la que una persona se encuentre invitada. El recordatorio se enviará automáticamente vía email. No es necesario realizar ninguna acción para programarlos.
2.2. Editar una sesión ya creada.
Podré editar una sesión ya creada, accediendo desde el listado de las sesiones, desde el menú de tres puntos.
Dentro de la edición de una sesión podré editar el título, descripción, fecha y hora, portada, contenidos, formato y podré añadir nuevos participantes. No podré eliminar invitados ya añadidos.
3. Gestión de una sesión que ya ocurrió
3.1 Cómo registrar la asistencia a una sesión?
Una vez que una sesión ya haya transcurrido podré registrar la asistencia a la misma desde la sección Detalle de una sesión. Allí tendré listados a todos los invitados a una sesión, podré seleccionando de a uno o a través del checkbox podré seleccionar todos y presionar el botón Asistieron.
Si deseo quitar la asistencia a una persona, vuelvo a seleccionarla y a presionar el botón para marcarlo como ausente.
Al cargar la asistencia de esta manera automáticamente podré observar completas las métricas de la sesión y su porcentaje de asistencia. Estos datos estarán también en el reporte de dicha sesión.
3.2 Cómo subir la grabación de una sesión ya pasada?
Desde la sección de Detalle de una sesión podré cargar la grabación de una sesión ya ocurrida. La misma podrá ser cargada vía archivo (en formato .mp4 y con un máximo de 1 GB) o vía URL, agregando el link donde está alojada la grabación.
Una vez cargada la grabación estará disponible para que los colaboradores la puedan descargar o acceder a ella vía url. La grabación no se visualiza dentro de la plataforma de Crehana por el momento.
3.4 Cómo obtener un reporte de mi sesión?
Desde la sección Detalle de una sesión es posible descargar el reporte de la misma, allí encontraré los datos más importantes como Nombre de la sesión, duración, fecha y hora, invitados, asistencia, y si descargaron o no la grabación.
¿Tienes dudas? Entra en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat ubicado en la esquina inferior derecha de esta página.↘️