Un grupo es un conjunto de colaboradores dentro de la plataforma que pueden o no compartir características en común y cuya organización facilita la gestión de equipos, proyectos o procesos específicos. Permiten estructurar mejor a los usuarios según las necesidades de la organización.
Además, al gestionar un grupo, los supervisores pueden acceder a información sobre el avance de sus miembros, lo que ayuda a mejorar la visibilidad y el control dentro de la plataforma. Por ejemplo, si una empresa lanza un proyecto de transformación digital que durará un año, puede crear un grupo con colaboradores de TI, Recursos Humanos y Finanzas. Esto permitirá a los responsables del proyecto dar seguimiento al avance, facilitar la colaboración y coordinar esfuerzos entre áreas, asegurando una mejor organización y toma de decisiones.
Para ver los grupos, ingresa a Gestión > Compañía > Grupos.
Los grupos pueden crearse de distintas maneras dentro de la plataforma, y dependiendo del método de creación, las opciones de administración disponibles pueden variar. A continuación, se detallan las diferentes maneras de creación y sus implicaciones en la gestión de los grupos
Creación manual: Reglas de segmentación
Grupos que usan atributos para especificar las características que los usuarios deben cumplir para formar parte del grupo.
Opciones de administración:
Edición: Para modificar un grupo, utiliza el buscador para encontrarlo, selecciona su tarjeta y haz clic en el ícono de tres puntos en la esquina superior derecha. Luego, elige la opción "Editar" para acceder.
Las opciones disponibles son:
Edición nombre y descripción.
Edición de reglas del grupo.
Nota: Al cambiar la configuración del segmento, el listado de usuarios se actualizará automáticamente, lo que puede hacer que se amplíe o reduzca el grupo según las nuevas condiciones.Agregar o eliminar supervisores.
Nota: Si un supervisor es removido, perderá acceso al dashboard de seguimiento del grupo.
Revisa la información y guarda los cambios para que se reflejen automáticamente en el panel.
Eliminar Grupo: Ten en cuenta que esta acción es irreversible, por lo que al eliminarlo, se perderá toda su configuración y acceso asociado. Asegúrate de revisar bien antes de confirmar la eliminación.
Creación manual: Subida masiva y Creación masiva de grupos:
Creación manual (Opción 2): Carga mediante un archivo de excel usuarios y supervisores de un grupo
Creación masiva: Cargar multiples grupos al tiempo y asignar usuarios y supervisores.
Opciones de administración:
Edición: Desde aquí puedes modificar la información general de un grupo, como el nombre y la descripción. Busca el grupo en el listado, selecciona su tarjeta para abrir el detalle y haz clic en el ícono de tres puntos en la esquina superior derecha. Luego, selecciona "Editar", realiza los cambios necesarios y guarda para actualizar la información.
Agregar participantes ó supervisores: En el detalle del grupo haz clic en el ícono de tres puntos en la esquina superior derecha y elige la opción de "Agregar participantes y supervisores". Se abrirá un flujo donde deberás subir un archivo de Excel con los correos de los usuarios, indicando si serán supervisores o no. Una vez validado el archivo, guarda los cambios para completar la actualización.
Eliminar participantes ó supervisores: En el detalle del grupo encontrarás dos pestañas: una con la lista de participantes y otra con la de supervisores. Primero, selecciona la categoría del usuario que deseas eliminar y, luego, búscalo en la tabla. Una vez ubicado, marca el checkbox a la izquierda de su nombre; esto activará una banda de opciones en la que deberás hacer clic en "Eliminar". Finalmente, confirma la acción y la información del grupo se actualizará automáticamente.
Eliminar Grupo: Ten en cuenta que esta acción es irreversible, por lo que al eliminarlo, se perderá toda su configuración y acceso asociado. Asegúrate de revisar bien antes de confirmar la eliminación.