Conoce y aprende esta guía a través de videos y demos interactivas en: Competencias Administrador | Arcade
¿A quién aplica?
Administradores de RRHH con acceso al módulo de Performance.
Cómo acceder
Ve a Performance > Competencias > Evaluaciones, ubica la evaluación que quieres monitorear, haz clic en el ícono de acciones y selecciona "Estado de proceso".
Secciones de la pantalla
1. Selector de proceso
En la parte superior de la pantalla hay un dropdown que te permite elegir qué evaluación quieres monitorear. Esto es útil cuando tienes varias evaluaciones activas al mismo tiempo: cambia entre ellas sin regresar al dashboard.
2. Métricas del proceso
Debajo del selector encontrarás cuatro tarjetas con los indicadores clave del proceso:
Tarjeta | Descripción |
Progreso total | Porcentaje de cuestionarios completados sobre el total esperado |
Relaciones completadas | Número de evaluadores que terminaron su cuestionario vs. el total asignado |
Total de participantes | Número de personas que están siendo evaluadas en este proceso |
Días restantes | Días que faltan para la fecha de cierre de la evaluación |
Tip: Monitorea las métricas diariamente durante la última semana de la evaluación. Si el progreso está por debajo del 70% con menos de 3 días restantes, considera enviar un recordatorio masivo.
3. Acciones globales
Finalizar
Haz clic en "Finalizar" para cerrar el proceso manualmente antes de que llegue la fecha de fin. Disponible solo cuando la evaluación está activa.
Advertencia: Al finalizar el proceso, los evaluadores que no hayan completado su cuestionario ya no podrán responder. Esta acción no se puede deshacer.
Enviar recordatorio
Haz clic en "Enviar recordatorio" para notificar por correo a los evaluadores que aún no han completado su cuestionario. Puedes seleccionar uno o multiples colaboradores y persoalizar el mensaje del recordatorio antes de enviarlo.
Editar fechas
Haz clic en "Editar fechas" para modificar la fecha de inicio y/o la fecha de fin de la evaluación. Si la evaluación esta finalizada o cerrada se puede reabrir al extender el tiempo de cierre a una fecha futura.
Gestión masiva
Haz clic en "Gestión masiva" para abrir las posibles opciones masivas: asignar relaciones, eliminar relaciones, agregar competencias por relación o agregar competencias multinivel usando un archivo.
Haz clic en "Gestión masiva" y selecciona la opción que deseas. (solo verás las opciones disponibles de acuerdo a la configuració del módulo y el proceso)
Descarga la plantilla del archivo de carga.
Completa la plantilla con las información y formato segpun la opción.
Sube el archivo completado.
Revisa el resumen de la carga para confirmar que las operación se realizó correctamente.
Tip: Usa la carga masiva al inicio del proceso si tienes muchos participantes. Asignar evaluadores uno por uno puede tomar mucho tiempo en organizaciones grandes.
Agregar evaluados
Haz clic en “Agregar evaluado” para agregar uno o multiples evaluados a la evaluación, solo se listarán los colaboradores que aún no esten incluidos en la evaluación.
Editar pesos por relación
Haz clic en "Editar pesos por relación" para configurar qué porcentaje aporta cada tipo de evaluador al resultado final del participante.
Por ejemplo:
El jefe directo aporta el 40% del resultado
Los pares aportan el 30%
Los subordinados aportan el 30%
Importante: La suma de todos los pesos debe ser igual al 100%. Si no cuadra, el sistema no te permitirá guardar los cambios.
Las combinaciones (casos) se van creando a medida que los participants finalizan sus cuestionarios.
Descargar los datos de la evaluación (Consultas)
Haz clic en “Consultas”, el sistema te llevará a la página donde puedes descargar diferentes sábanas de datos con información del proceso.
Configuración del proceso
Una vez que el proceso esta en curso no es posible editar su información desde el listado de procesos, al hacer clic en “Configuración del proceso” puedes editar el tipo de cálculo y las configuraciones avanzadas del proceso.
4. Tabla de participantes
La tabla muestra a cada persona evaluada con una columna por tipo de evaluador y el estado de cada cuestionario.
Estados de cuestionario por evaluador
Estado | Significado |
Pendiente | El evaluador fue asignado pero aún no ha iniciado el cuestionario |
En progreso | El evaluador ha respondido parcialmente el cuestionario |
Finalizado | El evaluador terminó y envió el cuestionario |
En configuración | El cuestionario está siendo configurado |
Filtros de la tabla
Nombre del evaluador: campo de búsqueda
Departamento: filtra por departamento del evaluado
Evaluadores: filtra los evaluados que están siendo evaluados por los evaluadores seleccionados
Estado: filtra por el estado del custionario
Paginación
Elige cuántos participantes ver por página: 4, 8 o 15.
Si un evaluado tiene más de tres evaluadores, se crea un scroll en el listado de evaluadores.
Acciones por fila de participante
Para cada participante en la tabla, haz clic en el ícono de acciones de su fila.
Agregar evaluador
Selecciona "Agregar evaluador" para asignar un nuevo evaluador a ese participante. Selecciona el evaluador o evaluadores nuevos y selecciona el tipo de relación. Puedes filtrar por nombre, departamento y ver el listado actual de evaluadores.
Eliminar evaluador
Selecciona "Eliminar evaluador" para remover a un evaluador que ya fue asignado.
Advertencia: Si el evaluador ya había respondido parcialmente el cuestionario, las respuestas se pierden al eliminarlo.
Reiniciar cuestionario
Selecciona "Reiniciar cuestionario" para borrar todas las respuestas de un evaluador y devolverlo al estado inicial. El evaluador deberá completar el cuestionario desde cero.
Advertencia: Esta acción elimina permanentemente las respuestas del evaluador. No se puede deshacer.
Reabrir cuestionario
Selecciona "Reabrir cuestionario" para permitir que un evaluador que ya completó su cuestionario vuelva a modificar sus respuestas.
Flujo recomendado para hacer seguimiento
Ve a Performance > Competencias > Evaluaciones.
Ubica la evaluación y selecciona "Ver estado del proceso" en el menú de acciones.
Revisa las 4 tarjetas de métricas para tener una visión general del avance.
Filtra la tabla por Pendientes para identificar quiénes aún no han completado su cuestionario.
Si hay evaluadores con estado Pendiente y la fecha de cierre se acerca, haz clic en "Enviar recordatorio".
Si necesitas ajustes individuales, usa las acciones por fila de participante.
Cuando el proceso esté listo para cerrarse, haz clic en "Finalizar".
Consideraciones
La pantalla de estado del proceso se actualiza en tiempo real. No necesitas recargar la página para ver los cambios más recientes.
Puedes monitorear cualquier evaluación activa usando el selector de proceso en la parte superior, sin regresar al dashboard.
Cuando envías un recordatorio masivo, el sistema solo notifica a los evaluadores con cuestionarios pendientes.
Al reabrir un cuestionario, el evaluador recibe una notificación para que sepa que puede ingresar de nuevo.
La acción Editar fechas no está disponible después de que el proceso se finaliza.
Si un participante no tiene ningún evaluador asignado, su fila aparece vacía en la tabla. Usa "Agregar evaluador" para corregirlo.